Organizacja konferencji – jak powinna wyglądać profesjonalna konferencja?

Organizacja konferencji spędza sen z powiek nie jednej osobie, odpowiedzialnej za to zadanie. Takie spotkanie ma niewątpliwie ogromny wpływ na wizerunek firmy. Ponadto, pozwala większych liczbę klientów oraz kontrahentów, a także wiarygodność w branży. Dlatego niezwykle istotne jest jej odpowiednie zaplanowanie. Jak powinna wyglądać profesjonalna konferencja?

Wybór odpowiedniej sali konferencyjnej

Zorganizowanie konferencji to jedno z  trudniejszych zadań, przed jakimi stoją organizatorzy eventu. Zwłaszcza jeśli uczestnicy pochodzą z różnych zakątków Polski. Kluczowym elementem jest znalezienie odpowiedniej sali konferencyjnej. Podstawowym elementem, na który należy zwrócić wagę, jest jej wielkość. Sala musi być dopasowana do liczby uczestników.

Zbyt mała sala nie jest wstanie pomieścić wszystkich zaproszonych gości. Może zabraknąć miejsc siedzących, co niekorzystnie odbije się na wizerunku firmy. Uczestnicy mogą odczuć, że firma się nie przygotowała i nie zależy im na ewentualnej współpracy. Natomiast zbyt duża sala, da wrażenie pustej, co również może zostać negatywnie odebrane. Niewielkie spotkania warto zorganizować w salach, które pomieszczą od 60 do 100 osób. Nieco większe eventy powinny odbyć się w pomieszczeniach dla co najmniej 200 osób. Natomiast na duże konferencje, należy zarezerwować jeszcze większe sale.

Dostępne są nawet takie, które pomieszczą od 500 do 1500 osób.  Warto również zwrócić uwagę na miejsca, które umożliwiają organizację szkolenia na tarasie. Świeże powietrze oraz swobodna atmosfera to doskonały sposób na zorganizowanie wyjątkowego eventu, które z pewnością pozostanie w pamięci uczestników. Ponadto, taka forma sprawdzi się w nowoczesnych firmach, którym zależy na budowaniu wizerunku innowacyjnego przedsiębiorstwa, podążającego za obecnie panującymi trendami.

Nowoczesne wyposażenie sal

Wybierając salę, nie należy ograniczać się tylko i wyłącznie do jej wielkości. Tak samo ważne jest jej wyposażenie. Profesjonalna konferencja powinna odbyć się w pomieszczeniach, które umożliwiają dostęp do nowoczesnego sprzętu multimedialnego oraz audiowizualnego. Dzięki temu prelegenci mogą zaprezentować swoje wykłady. Dobra sala powinna dysponować mobilnym ekranem z rzutnikiem, a nawet i telewizorem, a także możliwością podłączenia laptopa. Obowiązkowy jest również dostęp do internetu. Wi-Fi to podstawa. Nie tylko przyda się prelegentom, ale również i gościom.

Sprzęt w sali powinien znajdować się  zasięgu ręki i być podłączony, aby prelegenci niepotrzebnie nie tracili czasu. Poza tym robi to również negatywne wrażenie, gdy uczestnicy czekają na prelekcje, a wykładowca męczy się z podłączeniem urządzeń. Jeszcze lepiej, gdy obiekt, w którym organizowana jest konferencja, posiada dodatkowy sprzęt na wypadek nagłych i niespodziewanych awarii.

Koniecznością jest także możliwość zaciemnienia sali. Najlepiej z możliwością regulowania. Ponadto, sala konferencyjna powinna być wyposażone w praktyczne stoły, a także wygodne krzesła przy zachowaniu odpowiedniego odstępu pomiędzy uczestnikami. Należy im zapewnić jak najwyższy komfort. W salach powinna znaleźć się również klimatyzacja, szczególnie niezbędna w okresie letnim, gdy temperatura sięga nawet 30 stopni.

Restauracja lub catering

Konferencje trwają zazwyczaj cały dzień, a nawet i kilka. W związku z  tym, organizatorzy eventów powinni zadbać o podanie posiłków m.in. śniadania, obiadu, kawy lub umożliwić zamówienie ich. Nowoczesne obiekty dysponują nie tylko salami konferencyjnymi, ale również możliwością przyrządzenia posiłków. Świetnie sprawdzają się gotowe rozwiązania eventowe, mające w cenie catering.

Dzięki temu możesz liczyć na profesjonalną organizację i nie musisz martwić się o przygotowanie posiłków. Pamiętaj, aby zapytać czy catering obejmuje samo przygotowanie posiłków czy również obsług wykwalifikowanego zespołu. W przypadku mniejszych i krócej trwających spotkań, sprawdzi się samo zaplecze, w którym można przygotować lekkie przekąski i zapewnić dostęp do zrobienia kawy lub herbaty.

Baza noclegowa

Konferencje przyciągają ludzi z każdego zakątku Polski, a nawet i osoby zamieszkujące inne Państwa. Niektórzy mają do pokonania setki kilometrów. Ponadto wiele z nich trwa nie jeden, a dwa lub więcej dni. Dlatego należy zapewnić wszystkim uczestnikom nocleg. Może on zostać uwzględniony w kosztach szkolenia albo być dodatkowo płatny.

Niezależnie na którą z opcji się zadecydujesz, informacja ta musi zostać podana uczestnikom  dużo wcześniej. Warto wybrać obiekty, które oprócz sal konferencyjnych, dysponują bazą noclegową. Dzięki temu wszystko jest w jednym miejscu i problem jest rozwiązany. Zwróć także uwagę na udogodnienia noclegowe.

Ważne jest, aby obiekt dysponował bezpłatnym i najlepiej sporym parkingiem, który pomieści samochody wszystkich gości. Przy szkoleniach kilkudniowych, dobrze sprawdzą się hotele, posiadające udogodnienia w postaci basenu lub strefy SPA. Uczestnicy będą mogli się odprężyć w wolnym czasie, zregenerować i naładować baterie na kolejny dzień wykładów.